Päť výhod, prečo si vybrať Office 365 ako firemné riešenie

Microsoft priniesol pred niekoľkými rokmi prevratné riešenie postavené na báze cloudu pod názvom Office 365. Riešenie, ktorého výhodou je jeho pomerne veľká škálovateľnosť a teda je vhodné pre veľké spoločnosti, ako aj SMEs. Office 365 sa udomácnil aj v našej spoločnosti a ako SAAS (software as a service) ho ponúkame aj našim Syntax klientom. O jeho výhodách, o tom, čo všetko obnáša, keď človek robí aministrátora / konzultanta tohoto skvelého softverového balíka, sme sa zhovárali so Števom Horňákom, ktorý je v našej spoločnosti špecialistom práve na Office 365. A okrem toho (ako si môžete všimnúť na obrázku) je poloprofesionálny hráč na klávesové nástroje.

Ako by si z pohľadu administrátora a konzultanta definoval Office 365 riešenie? 

Súbor vymakaných nástrojov na spoluprácu. Z môjho pohľadu nemá konkurenciu. Časť týchto nástrojov môžeme nájsť v „G Suite“ od Google-u. Výhodou ponuky Microsoft-u je väčšie množstvo business-critical aplikácií a ich širší záber. A najlepšie zo všetkého je ich previazanosť. Vďaka tomu ponúkajú obrovské možnosti na kolaboráciu. Stáva sa mi, že mi „na stole“ pristane požiadavka od zákazníka, ktorú si musím viac krát prečítať, aby som vôbec pochopil o čo ide. A potom začína študovanie. Pre mňa ako človeka, ktorý tieto služby spravuje pre našich zákazníkov to znamená každodenné výzvy a nikdy nekončiace sa učenie. A to si veľmi vážim.

Kedy si s ním prišiel prvý krát do styku a aké boli tvoje prvé dojmy? 

O Office 365 som počul prvý krát v roku 2011. Odvtedy som sa snažil dostať sa k týmto nástrojom a rozvíjať sa v tomto smere. Žiaľ, u predchádzajúcich zamestnávateľov to nešlo. Preto som si o tom aj v súkromí teoreticky študoval. Prvé praktické skúsenosti s O365 prišli až vďaka práci v SYNTAX-e v roku 2019. Prvý dojem bol spadnutá sánka, dlhé chvíľky ticha, a praktické ošahávanie toho, o čom som predtým len počul. A väčšinou toho, o čom som nikdy predtým nepočul 🙂 Pre mňa O365 stelesňuje budúcnosť toho, čo všetko nám previazaná IT infraštruktúra dokáže ponúknuť. Získať množstvo dát, uložiť ich, nechať systém nech ich spracuje, a vo výsledku umožní jednoduchšie a lepšie rozhodovanie.

Vymenuj 5 výhod, či už z pohľadu interného klienta (smerom do vnútra firmy) alebo externého (zákazníka), ktoré toto riešenie ponúka. 

1/ previazanosť obrovského množstva užitočných aplikácií, ktoré zjednodušujú život

2/ možnosť práce odkiaľkoľvek bez nutnosti prihlasovať sa do firemnej VPN

3/ možnosť práce na akomkoľvek zariadení

4/ robustné zabezpečenie, a takmer žiadne výpadky. Pre správcu odpadá aj potreba inštalácie pravidelných bezpečnostných záplat a implementácie nových funkcií.

5/ zákazník využíva niektorý z predplatených balíkov (subscription). Vždy platí len za ten balík, ktorý pre daného používateľa potrebuje, a len za také množstvo licencií, ktoré v daný mesiac potrebuje. Nie sú potrebné obrovské výdavky na infraštruktúru, nasadenie produktov, ich konfiguráciu a zabezpečenie.

Štefan Horňák

Ako prebiehal prechod na Office 365 v Syntaxe, s akou odozvou si sa stretol u zamestnancov?

V čase keď som prišiel do SYNTAX-u, už sme mali svoj prenajatý priestor (tenant) v O365. Všetci kolegovia už používali mailboxy (emailové schránky) z lokálnej MS Exchange infraštruktdúry do O365 Exchange Online. A postupne sa prechádzalo z lokálnej Skype infraštruktúry umiestnenej v našich dátových centrách na nový MS Teams. Neskôr sme premigrovali aj SharePoint stránky z našich SharePoint fariem do O365 – SharePoint Online.

Prechod zo Skype na MS Teams bol vnímaný veľmi pozitívne. Skype nemôžno porovnávať s Teams. Teams neposkytuje len chat a volania, ale aj nástroje na kolaboráciu v spolupráci so SharePoint-om, využitie množstva plug-inov, využitie množstva O365 nástrojov priamo v Teams. Vďaka prechodu do O365 sa nám otvoril prístup k obrovskému množstvu nástrojov, ktoré Microsoft neponúka ako samostatné produkty.

Zažil si pri implementácii tohoto riešenia u klienta nejaké zásadné incidenty alebo deadlocks?

Pri prechode zákazníka z on-premise systémov (hostované v našich datacentrách) do O365 existuje množstvo výziev. Aj preto sa mnoho zákazníkov rozhodne urobiť medzikrok a využívať Hybrid architektúru. Pri nej zákazník využíva časť služieb z O365, a časť z on-premise systémov vo vlastných datacentrách, alebo datacentrách jeho poskytovateľa služieb. Tieto systémy sú navzájom neustále synchronizované.

Stáva sa, že migrácia niektorých emailových schránok môže trvať neprimerane dlho. Taktiež migrácia niektorých užívateľských dát do OneDrive v O365 môže byť náročná. Len podotknem, že užívatelia majú vo OneDrive 1 – 25 TB úložného priestoru + ďalšie úložisko v SharePoint knižniciach, a aj úložisko pre jednotlivé tímy a kanály v Teams. Po migrácii sa môže stať, že niektorí užívatelia stratia prístup k rôznym zdrojom. Záleží to od komplexnosti migrácie. Samozrejme, existujú aj technické bariéry adopcie technológie, kedy existujúce riešenie nemôže byť jednoducho zmigrované na O365. V týchto situáciách sa dajú použiť existujúce externé riešenia od tretích strán. A niekedy je potrebné zapojiť developerov a vyvinúť riešenie šité na mieru podmienok v O365.

Je toto riešenie naozaj vhodné iba pre veľké spoločnosti, alebo by si ho odporučil aj menším firmám, agentúram, alebo dokonca start-upom?

Určite, kedykoľvek. V časoch keď neexistoval O365 si museli zákazníci tieto služby objednať ako veľké riešenia implementované v datacentrách ich provider-a. Alebo si zakúpiť servre a sieťovú infraštruktúru do ich vlastného dátového centra, a vyškoliť personál, ktorý riešenie nasadil a neskôr sa oň staral. Existovali preto veľké, najmä finančné bariéry adopcie týchto produktov. Nasadenie bolo drahé. Prevádzka aj údržba boli tiež veľmi drahé, no dávalo to zmysel pre veľké korporáty s tisíckami používateľov.

Napr. nasadenie neustále dostupnej a dobre zabezpečenej emailovej infraštruktúry MS Exchange by v minulosti pre malé firmy nemalo zmysel. Microsoft sa aj tu snažil získať si malé firmy a poskytoval túto službu v oklieštenej verzii (Standard Edition) v rámci licencie “Windows Small Business Server”. Takto mohol zákazník získať aj základné zabezpečenie vďaka MS Forefront, a MS SharePoint taktiež v oklieštenej verzii. Plnohodnotné riešenie to ale nebolo, a ak niečo prestalo fungovať, vyžadovalo to skúseného technika.

Vďaka nástrojom na spoluprácu a rozšíreným možnostiam plných verzií týchto služieb si ich ale zakupovali a nasadzovali veľké firmy. Stálo to vela peňazí pri plánovaní a implementácii, a veľa peňazí pri bežnej prevádzke a údržbe. To platí tak o MS Exchange, ako aj MS SharePoint, či MS Skype. Synergia využívania všetkých služieb v jednom prepojenom celku ale znásobuje ich úžitok a zvyšuje produktivitu.

Dnes si malá firma môže objednávať mesačný prístup k službám O365 pre každého užívateľa zvlášť. Balík, ktorý je najvhodnejší pre malé firmy vychádza na 10 EUR mesačne na užívateľa. Preto verím, že finančná bariéra adopcie tohoto riešenia malými firmami neexistuje.

Máme sa pri Office 365 pripraviť v dohľadnej dobe na nejaké zásadné zmeny / aktualizácie, ktoré by výrazne ovplyvnili jeho užívateľské rozhranie alebo features? 

Toto je veľká výhoda tohto riešenia. Na rozdiel od on-premise riešení, O365 nie je nasadzovaný v datacentre zákazníka alebo jeho providera. Je operovaný v datacentrách Microsoft-u. Microsoft všetky tieto riešenia priebežne aktualizuje. Náročný rok 2020 nám na príklade MS Teams ukázal aká veľká výhoda to je. MS Teams dostáva od jari 2020 množstvo vylepšení, rozširovanie funkcionalít, silnejšiu infraštruktúru čo vedie napr. aj k väčšiemu počtu používateľov, ktorí môžu byť na jednej telekonferencii, či live prenose.

MS Teams tento rok dostal Live Captions – živé titulky, ktoré prepisujú to, čo užívatelia v reálnom čase rozprávajú. Možnosť nahrávať si akúkoľvek telekonferenciu, či rozhovor – samozrejme transparentne, takže každý užívateľ je o tom informovaný. Dostal taktiež zmenu pozadia používateľa. Používateľ si môže nastaviť pozadie modernej kancelárie, no v skutočnosti môže sedieť v obývačke alebo detskej izbe 😀

Števovi Horňákovi ďakujeme veľmi pekne za priblíženie tejto problematiky. Na záver by sme radi dodali, že momentálne k nemu hľadáme šikovných kolegov alebo kolegyne do „kapely“ 🙂 Ak si myslíš, že byť skvelým profíkom v tejto oblasti je práve to, čo by si chcel/-a v budúcnosti robiť, neváhaj, klikni na https://www.zazisyntax.sk/syntax-otvorene-pozicie/ . Nájdeš tam viac informácií o našich aktuálne otvorených pozíciách, vrátane Office 365 Administrator.

Ak chceš mať vždy aktuálne informácie o živote v našej firme, nových pozíciach, odborných článkoch alebo Syntax podcastoch, staň sa našim followerom:

 

            
Používame cookies aby sme vám mohli prinášať čo najlepší obsah.